Advies voor opslagbedrijven

Advies aan aanbieders van opslagbedrijven met betrekking tot het coronavirus Covid-19

Gepubliceerd 20/03/2020

 

Wat jullie nu zeker moeten doen:

Zorg voor goed hygiëne:

  • Regelmatig aangeraakte oppervlakken zoals toetsenborden, Pinapparaten, key paths, deurkrukken, handvatten transportkarretjes enz. reinigen
  • Houd handontsmettingsmiddel beschikbaar voor klanten en personeel, moedig het gebruik ervan aan
  • Blijf de normale schoonmaakwerkzaamheden opvolgen om een veilige en schone omgeving te borgen voor u, uw medewerkers en uw klanten

Interacties met klanten:

  • Vermijd handen schudden - gebruik andere gebaren • Houd waar mogelijk klanten op afstand van personeel
  • Als een klant een contract of ander papierwerk moet ondertekenen, zorg er dan voor dat ze aan het einde van een bureau gaan zitten, weg van het personeel en geef dan zo contracten / papierwerk aan hen door
  • Vermijd rondleidingen op de vestiging waar mogelijk, maar indien dit niet mogelijk is houd dan zeker afstand van minimaal 2 meter aan
  • Sta klanten toe om papierwerk indien mogelijk online af te ronden
  • Ontvang bestaande klanten niet in de receptie tenzij dit absoluut noodzakelijk is

Wat gebeurt er als uw personeel ziek wordt?

  • Personeel dat tekenen van koorts, hoest of verkoudheid vertoont, mag niet naar het werk gaan en moet zichzelf isoleren
  • Iedereen met symptomen moet minimaal 7 dagen thuis blijven. Als ze bij anderen wonen, moeten ze allemaal minstens 14 dagen thuis blijven om te voorkomen dat de infectie zich buitenshuis verspreidt
  • Na 14 dagen kan iedereen die geen symptomen heeft, terugkeren naar hun normale routine. Maar als iemand in huis symptomen krijgt, moeten ze 7 dagen thuis blijven vanaf de dag dat hun symptomen beginnen. Ook als dat betekent dat ze langer dan 14 dagen thuis zijn.
  • Als je nog steeds koorts hebt, blijf dan thuis totdat je koorts volledig weg is. Als u na 7 dagen nog steeds hoest, maar uw lichaamstemperatuur is normaal, hoeft u niet langer thuis te blijven. Een hoest kan enkele weken aanhouden nadat de infectie is verdwenen.
  • Bereid u voor om uw vestiging van op afstand te besturen
  • Hoogstwaarschijnlijk zal u uw vestiging vanop afstand moeten besturen omdat het personeel ziek is of er een lockdown is ingesteld.
  • Als u de mogelijkheid hebt om systemen in te stellen om zo toegang / alarmen of iets dergelijks van op afstand te regelen, moet u dit nu dringend doen.
  • Als u uw vestiging niet vanop afstand kunt besturen, moet u een contactenlijst van al uw klanten opstellen en deze op een andere locatie bewaren, indien mogelijk bij u thuis. Mocht het opeens nodig zijn om de vestiging te sluiten, kunt u dit aan al uw klanten communiceren. Als klanten dringend toegang nodig hebben, moet u zich waarschijnlijk naar uw vestiging verplaatsen om uw klant te helpen.
  • U moet ook proberen om een systeem op te zetten zodat u uw camerabewaking en andere beveiligingssystemen vanop afstand kan bewaken. U moet weten of een gefrustreerde klant heeft ingebroken in uw winkel of dat criminelen van de situatie misbruik hebben gemaakt. Als u uw beveiliging niet vanop afstand kunt opvolgen, is het verstandig om regelmatig veiligheidscontroles op de vestiging uit te voeren

Procedures voor lockdown

Als de overheid een lockdown oplegt die de verplaatsing van mensen beperkt, is het belangrijk om het volgende te onthouden.

  • Self Storage is een dienst en geen winkel. In andere landen heeft dit ertoe geleid dat opslagruimten tijdens de eerste lockdown open zijn kunnen blijven
  • Het personeel mag nog steeds naar de vestiging gaan omdat het een dienstenbedrijf is, maar moet moet ervoor zorgen dat er steeds 2 meter afstand is dus de klant of collega
  • We raden aan om één medewerker of management op kantoor / receptie te hebben om de vestiging te besturen, maar deze ruimte zeker niet openstellen voor klanten • We moedigen leden aan om klanten indien mogelik toegang te geven tot hun opslagruimtes en zolang dit kan worden gedaan volgens de lockdownprocedures
  • Als u uw vestiging moet sluiten, moet u contactgegevens voor noodgevallen aanduiden in de vestiging en op uw website. U moet ook al uw klanten op de hoogte stellen van de situatie.
  • Ervaring in andere landen heeft uitgewezen dat klanten nog steeds toegang nodig hebben tot hun opslagruimtes tijdens de lockdown en dit met name bedrijven

Bereid je voor op de hervatting van het bedrijfsleven

Het is zeer waarschijnlijk dat de algemene economische impact van deze gebeurtenis ernstig zal zijn. Tijdens de crisis zullen er niet veel move-ins en move-outs plaatsvinden vanwege de beperkte mobiliteit. Gedurende deze tijd is het echter waarschijnlijk dat sommige klanten niet meer hun facturen zullen betalen. Het is ook waarschijnlijk dat zodra de lockdown wordt opgeheven, het aantal move-outs zal stijgen. Enerzijds door de mensen die normaliter tijdens deze periode zouden vertrekken maar anderzijds ook klanten die hun financiële positie als gevolg van de crisis opnieuw hebben geëvalueerd.

Wees waakzaam met controle van de schulden

Het zal van cruciaal belang zijn dat we waakzaam zijn met de controle van de schulden en een plan moeten opstellen voor klanten die op zoek zijn naar ondersteuning. Met name bedrijven in de horeca en de amusementsindustrie maken vaak gebruik van self-storage en zullen ernstige gevolgen ondervinden van dit probleem. Ook kunnen klanten die tijdens deze periode zouden vertrekken, verzoeken om een kwijtschelding van hun opslagkosten na de beoogde vertrekdatum.

Op dit moment is ons advies dat, aangezien u opslag voor de goederen bleef leveren, zelfs als u geen toegang kon verlenen, u het recht hebt om opslagkosten in rekening te brengen. De huidige situatie is echter ongekend, dus de vereniging vraagt hierover verder advies. U moet ook rekening houden met uw positie als een bedrijf dat veel andere lokale gemeenschapsbedrijven en persoonlijke individuen ondersteunt die het moeilijk zullen hebben.

Als u ervoor kiest om bestaande klanten hulp te bieden, zorg er dan voor dat u dit duidelijk documenteert en dat er een vaste periode of een bepaalde hoeveelheid hulp wordt aangeboden.